Møtereferat Hovedkomiteen Turnstevnet 2006 -03.04.2006

Møtetid- og sted: Klubbhuset mandag 3. april, kl. 19.00-22.00.

Til stede på møtet i Klubbhuset: Else-Britt Evjen, Marit Krovoll Høiseth, Svein Haugnes, Brit Berg, Kjell Morten Hansen, Knut Even Wormdal og Marit Mjøen. Per Arnt Tødaas møtte i starten av møtet for å få info om speakertjeneste.

Forfall: Roar Reinhaug, Lene Landsem, Ingrid Evjen/Edel Indergård.

Sak 1 Referat

Vi gikk gjennom og oppdaterte aktivitetsdokumentene. Vi besluttet å ta vare på aktivitetsdokumentene etter hvert møtet, så vi har en historikk på beslutningene. Dette blir gjort av sekretariatet og samles i egen mappe til slutt.

Møtereferatene blir lagt ut på www.orkanger-if.no, men under admin-området der en må ha brukernavn og passord for å logge seg inn. Her blir også påmeldingene lagret fortløpende.

Lagene får tilbakemelding på mottatt påmelding umiddelbart. I tillegg sender vi ut en siste info, antall deltakere etc og med invitasjon til Orkanger. Dette sørger Marit M og Marit KH for ca 25. mai (14 dager før stevnet)

Vi besluttet å IKKE leie hoppeslott.

Sak 2 Speakertjeneste

Per Arnt Tødaas tar på seg all speakertjeneste under stevnet. Backup er Marit KH. Se detaljer under vedlegg 4 – PR/Info/Underholdning.

Sak 3 Oppdatering av oppgavedokumentene

Oppgaver til hovedstyrets møte 18. april:

Arbeidsgruppe 1 - Sekretariat:

• Kontakt med Nettbuss og hører om en eventuell avtale om interntransport – Marit KH
• Forslag til vaktliste sekretariat – Marit M
• Bestilling av adgangsbånd – gul og blå – Marit M
• Spørsmål-svar-side på www.orkanger-if.no – Marit M.
• Guiding på busser – 14 turnjenter – Marit KH

Arbeidsgruppe 2 Sportslig ledelse:

• Bestill hotellrom for kretsstyre, dommere og tabellansvarlige. Sjekk reiseutgifter kretsstyret.

Arbeidsgruppe 3 Teknisk

• Avtale med Hamos om utsetting av søppelstamper, plakater til klasserommene
• Leieavtale i orden ang. 2 kiosker (Colabuer fra Ringnes)
• Leieavtale for isdisker
• Leie salgsvogn av OIF fotball
• Leieavtale m/ HOB om kjølevogn
• Sjekk strømtilførsel i Gammelhallen med Odd Gunnar K. – Kjell Morten

Arbeidsgruppe 4 PR-Info-underholdning

• Avtale m/ annonsører i program og kart (Rema, OTI-senteret, Bowling 1, Domus i program, flere aktuelle i kart.) – Marit M.
• Disposisjon av programhefte – Marit M.
• Forslag til kartblad – Marit M.
• Forhåndsomtale i ST, tema turnere i trening før stevnet, ca 20. april – Marit M.
• Avtale med Nils Arne Sletvold, Bowling 1 Orkla – Marit M.
• Knallertannj – bestill dem til lørdag 10. juni kl. 22-24 og lage kontrakt – Marit M.
• 20 plakatbærere til innmarsjen, fotballgutter og -jenter – Else-Britt E.
• Bestilling av premier – Marit KH
• Spor opp flaggene som skal brukes i defilering – Marit KH og Knut Even W.

Arbeidsgruppe 5 Bespisning

• Sett opp vareliste og priser for kiosksalg – Brit B.
• Servering i telt på Nedre Rømme – hva skal selges og hvem skal selge – Brit B.
• Avklare med OIF fotball ang. kaffekontainere – Brit B.

Arbeidgruppe 6 Innkvartering:

Ettersom Ingrid og Edel ikke var til stede ble det en kort oppsummering av arbeidet her. Etter at styret i Menighetshuset har sagt ja, er nå alle overnattingsstedene klarert og leid.

Ang. dopapir og tørkepapir til overnattingsstedene: Dette er forbruksvarer som vi må kjøpe inn selv. Innkvartering sørger for at innkjøpet blir innlemmet i innkjøpslista for turnstevnet.

Oppgaver til 18. april:

• Lag forslag til innhold i infomappe til vaktlagene på skolene.
• Oversikt over hvor mange vakter som trengs.
• Kom med forslag til hvor mye dopapir og tørkepapir (og type) som må kjøpes inn.

Arbeidsgruppe 7 Økonomi/regnskap

• Legg fram forslag til budsjett, se også vedlegg
• Billett/programselgere lørdag og søndag.

Aktivitetsdokumentene 1-7 i papirversjon.

Kostnadsoversikt fra Navigator Reklamebyrå etc.

Forslag til oppsett Gjenglemte ting, Vaktturnus sekretariat

Detaljert plan for teknisk kommer senere.

Møteplan:

• Tirsdag 18. april
• Torsdag 4.mai
• Torsdag 18.mai
• Mandag 29.mai

Alle møter i Klubbhuset kl. 19.00

03.04.2006
Ref. Marit Mjøen