Møtereferat Hovedkomiteen Turnstevnet 2006 -.04.05.2006

Til stede i Klubbhuset: Kjell Morten Hansen, Else-Britt Evjen, Marit Krovoll Høiseth, Svein Haugnes, Brit Berg, Knut Even Wormdal, Marit Mjøen, Lene Landsem, Ingrid Evjen.
Forfall: Roar A. Reinhaug, Edel Indergård

Sak 1. Referatsaker
Møtereferatet fra sist ble gjenomgått og godkjent.

Sak 2. Innkvartering - Arbeidsgruppe 6
Ingrid orienterte. Følgende overnattingssteder er valgt: Orkanger barneskole, Orkanger ungdomsskole, Terna, Orkanger Menighetshus, Korpshuset, Evjen skole, Gjølme skole.

Vaktbehov på overnattingsstedene: 16 brannvakter som er leid inn til 800 kr/vakt, Terna stiller med egen brannvakt.

Skilt på barneskolen om fordeling av rom, spesielt på Orkanger barneskole.

Vaffelsalg på skolene.

Brit må ha toalettpapir og engangshansker på innkjøpslista.

Sak 3. Sportslig – Arbeidsgruppe 3
Konkurranseprogrammet er lagt ut på www.orkanger-if.no.

Koordinering av defilering – fire korps er klare. Vi legger opp plan for defilering og Marit KH jobber videre med å skaffe flere korps.

Sak 4. Teknisk – Arbeidsgruppe 3
Har det meste klart.

Klarerer med Brit ang. utplassering av bord til bespisning. Cola-buer fra Coca Cola, Coca Cola gir oss 1200 gratis colaflasker til middagen.

Grønningen Lyd – OK. Oppmontering av telt 5x10 meter for restaurant på Nedre Rømme.

Scene med talerstol, høyttaleranlegg, utsetting av avfallsstativ. Bord og benker på uteområder.

Avfallscontainere ved Orklahallen der all søppel fra ovrnattingsstedene.

Oppsetting av flaggstenger fra Orkdalsveien til Idrettsparken. Pensjonistforeninga er leid for å ta seg av flagginga – 40 flaggstenger i gata, pluss stengene ned J.O. Rømmesmos vei.

Pynting av europaller og sceneområdet – Marit KH og Else-Britt.

2 små containere for oppbevring av turnapparater. Kjølevogn er bestilt – kommer torsdag 8. juni kl. 12.

Transport av utstyr fra Orkladagenes lager er organisert.

Interntransport ordnes gjennom leid bil fra Orkla Shipping&Trading

Parkering under stevnet: Hele cirkustomta, tverrenden av Orklahallen mot vest. Ingen parkering foran Orklahallen mot nord – utenom funksjonshemmede, Røde Kors etc. J.O. Rømmesmos vei stengt ved Geilan. Ingen parkering ved Klubbhuset.

Sak 5 Restaurant bespisning – Arbeidgruppe 5
Brit har sørget for samarbeid med Rema og skaffet 1200 gratis Cola-flasker mot at vi leier Cola-kiosker til bruk under stevnet! Rema kommer også med et godt baguette-tilbud.

Brit har ansvar for det meste av innkjøp, og har også toalettpapir og engangshansker på lista si.

Sak 6 PR – Info – Underholdning Arbeidsgruppe 4
Knaillertan spiller for 7000 kroner. Else-Britt underskriver kontrakt og Marit sørger for å sende den til TS Partner Underholdning AS.

Vi gikk gjennom rekvisitaer som er bestilt og styret godtok følgende: flagg (20 stk), T-skjorter (150 stk bestilles), banner (1 stk), emblem på drikkeflasker – korrigering: Årstall skal inn etter barnekretsturnstevnet. (500 stk)

Arbeidet med Programheftet er i gang. Følgende annonser er skaffet. Det jobbes videre med annonsesalg:

Hjørnet Tapas – 1.500 kr + kartet
Shell Bårdshaug – 2000 kr + kartet
OTI-Sentret 2.000 + kartet
ICA – 1.500
Coop – 4.000 kr – 2 sider + kartet
Orkdal kommune – 2000 kr + kartet
Bårdshaug Herregård – 2000 kr + kartet
ST – 4000 kr + kartet (siste siden)

HAMOS – helside, sponsing
REMA 1000 – helside sponsing
SANS Bergmannskroa – helside sponsing
Navigator Reklamebyrå – helside sponsing

Sak 7 Oppgaver framover

• Else Britt skriver brev til politiet, utekontakten og Natteravnene med informasjon om stevne, defilering og overnattingsstedene.
• Else Britt tar kontakt med Roar om budsjett.
• Ingrid og Edel sender oversikt over overnattingsstedene og fordeling av lag til Marit som sender informasjon til klubbene. Informasjonen inneholder også deltakerantall slik at klubbene kan se at alt stemmer. Lene sender deltaker-info .exc-fil til Marit.
• Marit M orienterer lagene om at detaljert program kan sendes ut til de det gjelder via Gunn Solveig Mellingsæter.

Møteplan:
Onsdag 10. mai – møte med avdelingslederne i OIF, Else-Britt kaller dem inn
Torsdag 18.mai
Mandag 29.mai

Alle møter i Klubbhuset kl. 19.00
Lene sender ut reviderte arbeidslister. Møtereferatet ligger også under admin-nettet på www.orkanger-if.no

04.05.2006
Ref. Marit Mjøen