Møtereferat Hovedkomiteen Turnstevnet 2006 - 13.06.2006

Til stede i Klubbhuset: Kjell Morten Hansen, Else-Britt Evjen, Marit Krovoll Høiseth, Svein Haugnes, Brit Berg, Marit Mjøen, Knut Even Wormdal, Ingrid Evjen

Forfall: Edel Indergård, Roar A. Reinhaug, Lene Landsem.

Sak 1. Referatsaker
Flere hadde gode tilbakemeldinger fra lagene om gode opplevelser på turnstevnet! Epost fra ATIF og Uthaug.

Sak 2. Generelle betraktninger om arrangementet

• Ett enkelttilfelle av utrygg oppførsel fra en ungdom ble taklet proft av nattevakta. Vakta ble styrket med en person, hovedkomiteens leder ble varslet og politiet kontaktet.
• Røde Kors håndterte småskader og en besvimelse tilfredsstillende.
• Sportslig ansvarlig er en viktig funksjon for arrangørlaget selv om det er kretsens sportsutvalg som har hovedansvaret for sportslig gjennomføring av stevnet.
• Påmelding til både stevnet og konkurranser via sekretariatet fungerte tilfredsstillende. Bruk av internett er kjapt og sikkert. Og det er smart at sekretariatet kan bruken av excell (regneark) og pivottabeller!!!
• Møtereferatene ble sendt til styremedlemmene pr epost og dessuten lagt ut på www.orkanger-if.no på internt område (passordbelagt). Det siste var det ingen som benyttet seg av, men referatene ligger der!
• Arbeidslistene ble et yperlig arbeidsredskap og anbefales brukt I slike sammenhenger!
• Påmeldingsfristen må være endelig. Dette er en sak OIF turn må ta opp med gymnastikk- og turnkretsen.

Sak 3. Sekretariat
Lokalet i Orklahallen fungerte godt som sekretariat. Med plass til både disk, pc- og skriverarbeidsplass og sittegrupper for besøkende og frivillige ble dette et fint samlingssted. Kassereren skulle nok hatt et avlukke for opptelling av penger.

Også Klubbhuset fungerte godt som sekretariat søndag da vi flyttet oss dit. Her kunne i tillegg kasserer bruke kontoret og få bedre arbeidsforhold.

Vi skaffet 3 musikkorps til defilering. Dette er minimum i et tok med 15-1600 deltakere. Det blir imidlertid en flott presentasjon av turnerne!

Gjenglemte effekter ble mange. De blir registrert og lagt på nett kort tid etter stevnet.

Sak 4. Samarbeid med Orklahallen
De ansatte i Orklahallen var svært velvillige og stilte opp ekstra ved behov.

Sak 5. Internbuss
Hovedkomiteen organiserte internbuss sammen med tre av lagene som ønsket å dele på utgifter til dette. Fungerte fint.

Sak 6. Materialistene til teknisk
Materiallistene ble endret helt til fredag ettermiddag. Dette kan ikke aksepteres. Turnavdelinga må ta opp med turnkretsen/gymnastikkutvalget at det blir henstilt til lagene å begrense materiellbruk på turnstevner. Spesielt bruk av skranke og bom ble problematisk på gressmatta.

Sak 7 Konkurranseprogram
Regelen om at arrangerene klubb skal stille med sølv- og bronsemedaljer, men ikke gull må også tas opp med kretsen.

Sak 8. Teknisk – mobile WC
Med så mange deltakere og publikum må antall WC øke I forhold til det vi stilte opp med (2 mobile WC + Orklahallen og Klubbhuset). En løsning er å leie Orklas klubbhus på Nedre Rømme, for der er det 2-3 do.

Skilting til do, sekretariat, overnattingssteder på selve stevneområdet kan bli bedre.

Sak 9 Mannskapslister
Ettersom vi manglet en del frivillige, ble vi få på enkelte kritisk punkter. Dette løste seg takket være iherdig innsats fra flere, også Per Opøyen som vi hadde leid inn som ansvarlig for logistikken for flytting av turnutstyr og materiell.

Vi må presisere at frivillige som har sentrale oppgaver under stevnet må være til stede hele tida.

Sak 10 Lyd og strømtilførsel
Vi leide Grønningen Lyd til oppdraget. Dette fungerte svært godt. To ting å sette fingeren på: Vi hadde ikke bestilt lyd til festmiddagen, det skulle vi hatt. Og Idrettsparken er en utfordring å gi skikkelig lyd til publikum – både på tribuner og på gressmatta. Vi vet ikke hvordan dette skal bli bedre, men kan sparke ballen videre til neste lydansvarlig.

Det er svært viktig å ha elektrikerfagmann og en som er kjent I Idrettsparken når vi skal skaffe strøm til både lydanlegg, isdisker, kiosker etc. Erik Høiseth er en ypperlig samarbeidspartner her!!

Møtereferatet ligger også under admin-nettet på www.orkanger-if.no

18.06.2006
Ref. Marit Mjøen