Møtereferat Hovedkomiteen Turnstevnet 2006 - 18.04.2006

Møtet ble holdt i Klubbhuset kl. 19.00-22.00.

Til stede: Else-Britt Evjen, Marit Krovoll Høiseth, Svein Haugnes, Brit Berg, Knut Even Wormdal, Marit Mjøen, Lene Landsem, Ingrid Evjen, Edel Indergård, Roar A. Reinhaug og Gunn Solveig R. Mellingsæter (kretsens gymnstikkutvalg)

Forfall: Kjell Morten Hansen

Edel stilte med nydelig gjærbakst og sørget for kaffekoking!

Sak 1 Referatsaker

Møtereferatet fra forrige møtet ble gått gjennom og godkjent. Følgende saker ble spesielt drøftet og gitt en oppdatering:

Arbeidsgruppe 1 - Sekretariat:

• Kontakt med Nettbuss og hører om en eventuell avtale om interntransport. Kan ta kontakt nå som vi vet lagens behov og hvem som kommer med egne busser. – Marit KH
• Vaktliste sekretariat settes opp. Ingen tidsfrist.– Marit M
• Oppdatering av bestilling av adgangsbånd – gul og blå – Marit M
• Spørsmål-svar-side er laget på www.orkanger-if.no . Marit etterlyser flere spørsmål-innspill fra hovedstyre…. Send dem til marit@mjoen-media.no – Marit M. legger ut flere spørsmål svar på hjemmesiden.
• Guiding på busser – 14 turnjenter – Marit KH setter opp vaktliste.
• TT har meldt på 180 deltakere, men regner med å stille 250 stk til eget opplegg. Hva betyr dette? Marit M sender epost til TT om dette.
• Send ut epost til lagene for å få kort historikk om laget for speaker under defilering søndag 11. juni. Ansvar: Marit M

Arbeidsgruppe 2 Sportslig ledelse:

• Hotellrom på Bårdshaug Herregård for kretsstyre, dommere og tabellansvarlige er reservert. Bestilling gjøres så snart vi har antallet. Marit KH har ansvaret for bestilling.

Arbeidsgruppe 3 Teknisk

• Leie salgsvogn og telt av OIF fotball. Sjekk leiepris, ansvar Roar.
• Sjekk strømtilførsel i Gammelhallen med Odd Gunnar K. – Kjell Morten

Arbeidsgruppe 4 PR-Info-underholdning

• Forhåndsomtale i ST, tema turnere i trening før stevnet, ca 20. april. Nytt fremstøt overfor ST – Marit M.
• Knallertannj – bestill dem til lørdag 10. juni kl. 21.30-23.30 og lage kontrakt – Marit M.
• 20 plakatbærere til innmarsjen, fotballgutter og -jenter – Else-Britt E.
• Innhold i Stevneprogram: Kari Ingeborg Grønset, kretsleder skrive turnhilsen. Sportslig hilsen fra Gymnastikkutvalget, v/ Gunn Solveig R. Mellingsæter.
• Annonsering i ST: Hjemmesiden til ST. Teaser-annonse i ST.
• Fordeling av sponsorkontakter – se egen oversikt sendt fra Lene.

Arbeidsgruppe 5 Bespisning

• Sett opp vareliste og priser for kiosksalg – Brit B.
• Servering i telt på Nedre Rømme – hva skal selges og hvem skal selge – Brit B.
• Avklare med OIF fotball ang. kaffekontainere – Brit B.

Arbeidgruppe 6 Innkvartering:

Påmeldingsfristen er nå over og vi vet hvor mange turnere som skal ovrnatte. Innkvartering kommer med overnattingsplan på neste møtet (4. mai) – ansvarlig: Ingrid og Edel

Arbeidsgruppe 7 Økonomi/regnskap

• Legg fram forslag til budsjett – frist 4. mai – ansvar Roar
• Billett-/programselgere lørdag og søndag.
• Avtaler med sponsorer til program legges fram på neste møtet. (Se egen liste sendt fra Lene) – hovedansvar: Roar

For detaljert oversikt over arbeidsoppgaver viser jeg til oppdaterte arbeidslister som Lene sender ut.

Sak 2 Innkjøp av OIF-flagg

Vi har fått tilbud på flagg fra Navigator Reklamebyrå. Hovedkomiteen vedtar å kjøpe inn 20 flagg. Ansvar: Marit M.

Sak 3 Flere oppgaver til 4. mai:

• Lag forslag til innhold i infomappe til vaktlagene på skolene – Edel og Ingrid.
• Oversikt over hvor mange vakter som trengs.

Møteplan:
Torsdag 4.mai
Torsdag 18.mai
Mandag 29.mai

Alle møter i Klubbhuset kl. 19.00

18.04.2006
Ref. Marit Mjøen