Møtereferat Hovedkomiteen Turnstevnet 2006 - 29.11.2005

Møtetid og -sted: Tirsdag 29. november kl. 19.00-20.45, Klubbhuset.

Til stede: Else-Britt Evjen, Marit Krovoll Høiseth, Knut Even Wormdal, Ingrid Evjen og Marit Mjøen.
For fall: Lene Landsem, Svein Haugnes, Roar A. Reinhaug, Brit Berg, Kjell M. Hansen.

Sak 1 Organisasjonskart
Hovedkomite: Else-Britt Evjen (leder), Knut Even (nestleder), Marit Mjøen og Lene Landsem (sekretariat, PR, info, hjemmeside, salgseffekter, underholdning), Roar Arne Reinhaug (økonomi og regnskap), Ingrid Evjen og Edel Indergård (Innkvartering), Brit Berg (mat, servering, kioskutsalg), Marit Krovoll Høiseth (Sportslig ledelse), Kjell Morten Hansen og Svein Haugnes (teknisk komite, skilting, parkering). Eneste komite som ikke har fått leder er pyntekomite.

Hver komite oppnevner det antall frivillige som er nødvendig. Følgende er allerede klare:
Mat, servering, kioskutsalg: Eva Akselsen og Berit Eikli.
Sporstlig ledelse: Vigdis Opøien og Carina Røhme.
Teknisk komite: Ole Andreas Opphaug, Nils Arne Sletvold, Erik Høiseth.

Sak 2 Underholdning
Vi ønsker ikke å legge opp til så mye underholdning, for av erfaring vet vi at ungene har nok med turnøvinger, oppvisninger og sosiale arrangement.

Vedtak:
Likevel jobber vi videre med følgende ideer, og Sekretariatsgruppen undersøker flg:

- Hoppeslott - Nils Arne på Bowling 1 kan kanskje leie ut ett.
- Underholdning til lørdagskveld: Knaillertanj i tillegg til cd-DJ i Gammelhallen, kafeteria og litt lettere underholdning i nyhallen for de voksne og de minste.

Sak 3 Overnatting
Vi har fått skriftlig tilbakemelding fra brannsjef Svein Bakke i Orkdal kommune med godkjenning på leie av skoler og andre bygg til overnatting. Han skriver at alle aktuelle bygg skal være sjekket i god tid før stevnet. Vårt ansvar er å ha en brannvaktansvarlig i alle bygg som skal kjenne til branvernreglene.

Følgende skoler og bygg er aktuelle for overnatting:
- Orkanger menighetshus
- Gymsalen i Orkanger ungdomsskole
- Orkanger barneskole
- Terna
- Korpshuset
- Nedre Rømme
- Grendstuggu Evjen
- Evjen barneskole
- Gjølme skole
- Grøtte skole

Vedtak
Ingrid og Edel følger opp lokalene. Sjekker med Astrid Eggen Opøien ang. antall overnattingsmuligheter på hver plass.

Sak 4. Gravearbeid på Orkanger i sommer
Seksjonssjef Svein Endre Møkkelgård orienterer i et brev om planlagte gravearbeid i juni. Det ser ut som de områdene vi skal bruke er fri for gravearbeid.

Sak 5 Korpsmusikk under defilering
I og med at der 17-19 lag med opp mot 1800 deltakere som kommer og skal defilere i Orkangers gate lørdag, har vi behov for god korpsmusikk for å holde takten. V har kontaktet følgende:

Orkdal skolekorps (svart positivt!)
Orkanger musikkorp (ikke svart)
Løkken Musikkorps (nei)
Viggja musikkorps (ikke svart)
Orkdal musikkorps (ikke svart)
Buvik musikkorps (ikke svart)
Viggja musikkorps (ikke svart)

Vedtak
Else-Britt har ansvar for oppfølging av korpsene.

Sak 6 Logo, T-skjorter, rekvisita, deltakerbevis etc
Vi har godkjent Navigator Reklames forslag til logo, gul logo med blå skrift - OIF-fargene.

Følgende rekvisitter bestilles:
Medaljer (2000 stk) - firkantet
Mobilbånd m/ OIF på
Banner m/ logo, dato
20 flagg med OIF-logo til opphenging i Orkdalsveien og utenfor Orklahallen
T-skjorter til fuksjonærene
Vannflaske m/ logo til salg i kiosker
Flisjakker - kanskje, vi hører på pris
Deltakerbevis - plastarmbånd, 1600 gule (full deltakerpakke), 200 blå (begrenset pakke, inngang til stevnet + diskotek).

Vedtak
Marit sjekker med Steinar Larsen om han skaffer det som er nevnt.

Sak 7 Programhefte, kartblad
Programheftet er Sekretariatet ansvar. Innsalg av annonser er Økonomigruppens ansvar.

Vedtak
Marit M/Lene kommer med  forslag til metode for salg av annonser i heftet og et kartblad ovr Orkanger. I og med at programheftet har et lite format (A6) blir det behov for eget kartblad der vi tegner inn bensinstasjoner, kiosker, butikker etc og finansier opptrykk med annonser.

Programheftet trykkes i et opplag på 2.500 stk. Alle deltakerne skal få ett, og i tillegg skal det selges under stevnet.

Sak 8 Kontakt med fotballkretsen
Lene har ansvar for å kontakte Sør-Trøndelag fotballkrets for å unngå stevnekollisjon med fotballkamper helga 9.-11. juni 2006.

Neste møte:
Tirsdag 3. januar 2006, kl. 19.00-21.00 i Klubbhuset. Forfall meldes til Else-Britt.

Ref
Marit M.